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名刺のセキュリティを強化して個人情報のリスクを回避しよう
名刺のセキュリティを強化して個人情報のリスクを回避しようの記事をご紹介します。
名刺の間違った管理で起こってしまうさまざまなリスクを覚えておこう
名刺には氏名や住所、電話番号やメールアドレスといった個人情報が記載されたものです。これらの情報が悪用されることでさまざまなリスクが起こり得ます。
リスクにはどういったものがあるでしょうか？ひとつめは「盗難・紛失」です。他社から預かった名刺は特に会社の信用消失に発展する可能性があります。また、名刺の悪用による得意先への多大な迷惑、または損失の発生につながってしまう危険性もあり、双方にとって望まないトラブルを招く可能性があります。
また「なりすまし」といった手口も考えられます。あたかもその会社の人物になりすまし、悪意のある犯罪行為に及び、不当に利益を得たり信用をなくす行為に及んだり、なかには注文していない代引商品が大量に届く、複数の企業から商品が勝手に届きしかも費用を請求されるといった嫌がらせを受けるケースもあります。また自宅を仕事場にしているフリーランスなどに多いのが「ストーカー行為」です。流出した名刺をもとに自宅住所がわかり、ストーカー行為に及ぶ事があります。
名刺の基本情報に関連した法律・法案を理解しリスクに備えよう
ここで個人情報に関連した法律や法案をご紹介しておきます。こういった内容を理解してリスクに対処することが重要です。
2020年に改正された「個人情報保護法」によって、その対象とされる範囲は個人事業主、NPOなど非営利団体、地方の自治体などにその範疇が拡大され、これによってほとんどの事業体が対象になりました。そして個人情報の第三者への情報提供時には必ずその旨を通知し承諾を得る事が義務付けられました。同時に個人情報を提供する項目を、個人情報保護委員会に届け出る義務が定められていることも注意が必要です。
また電子メールの使用に関連した法律として定められたのが「特定電子メール法」です。これは迷惑メールやチェーンメールを規制、防止するためにつくられた法律です。広告営業メールの発信をする際、取引する相手の名刺などの書面で取得したメールアドレスにだけ、広告営業メールを送ることができることを認めた「オプトイン方式」が導入されています。
「名刺管理システム」でデータ化し一元管理しよう！？
ではどのように名刺を管理していけばよいでしょうか？それは「名刺管理システム」を活用することです。名刺を一元管理しデータ化することによって紛失や漏洩のリスクを避けれます。
当然ながら名刺管理システムを選ぶには、「プライバシーマーク(Pマーク）」を取得しているかどうか？などの安全性の確認が基本です。クラウド型の管理システムでは、個人所有のスマートフォンやパソコン内にデータが残らないシステムをおすすめします。
名刺の管理システムのセキュリティが脆弱（ぜいじゃく）では、情報漏洩の危険性が高まります。名刺管理システムを導入する際は、単に効率を求めるだけでなく、導入システム、提供する企業の安全管理にも注意を払し、信頼できる名刺管理システムであるかをしっかりと確認し複数人のチェックで十分に検討したうえで導入しましょう。
名刺管理に大切なことは「確実なルール作り」
名刺の管理を怠ると思わぬトラブルに巻き込まれることが考えられます。しっかりと社内でその危機意識をもってしっかりとした「ルール作り」を行いましょう。 また不要になった名刺は、悪用されないよう元に戻すことができない方法で廃棄するのが鉄則です。それぞれの会社が独自で定めた廃棄ルールに従って、シュレッダーや廃棄ボックスの使用などの整備が必要です。その会社全員がリスクを理解してルールを遵守する仕組みを作り上げましょう。
この記事を書いたライター
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