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転送電話を使用するメリット・デメリットについて
転送電話を使用するメリット・デメリットについても説明します
そもそも転送電話とはどのようなものか
転送電話とは、別名「転送サービス」とも呼ばれ、電話通話を別の電話番号に転送するサービスのことです。これを使うと、自分にかかってきた電話が会社の電話番号に自動的に接続されるようになります。このサービスを使用することで、あなたがどこにいても会社にかかってきた電話を受け取れるようになります。今回は電話転送サービスについて解説します
会社への電話を携帯電話に転送する方法とは
事務所の電話を携帯電話に転送するには、いくつかの方法があります。まず、固定電話の転送機能を利用する方法があります。各電話会社ごとにサービス名は異なりますが、基本的な機能として提供されています。通話転送 (Call Forwarding)です。電話機やスマートフォンの設定で、着信を別の電話番号に転送する設定を行います。また、ビジネスフォンの場合、複数の電話回線を扱えるため、内線・外線転送が可能です。更に、クラウドPBXと呼ばれる電話交換機をインターネット上に設置する方法もあります。電話事業者が提供するサービスを利用して、特定の条件下で着信を別の電話番号に転送します。これにより通話料の削減や電話回線の追加工事不要といった利点が得られます。
会社への電話を携帯電話に転送するメリット・デメリット
事務所の電話を携帯電話に転送するメリットとしては、まず迅速な電話対応が可能になることが上げられます。たとえあなたが事務所におらず電話に出られないときでも、電話転送サービスを利用すれば自動であなたの携帯に電話が転送されます。また、自動的にあなたに直接電話がつながるため、取り次ぎミスを事前に防ぐことができます。さらに、通信費用の削減やあなたがどこにいても電話受けられるといったメリットも上げられます。
このように事務所の電話を携帯電話に転送するメリットがいくつか存在する一方で、携帯電話への転送にはデメリットも存在します。まずは、転送先からの折り返し連絡が難しいことが上げられます。自動転送となるためかかってきた番号が分からないためです。また、転送先が1つしか選べないこともデメリットの1つです。同時に複数の携帯に電話を転送することはできません。さらに、あなた自身の携帯に電話がかかってくるため、会社とプライベートの着信の判別が難しいです。転送システムを導入する際には、ツール導入の費用や固定電話の転送に通話料がさらにかかることなども考量する必要があります。
会社での電話対応の課題を解決するために必要な対策についても解説
先程述べたように、会社の電話を携帯電話に転送することにはメリットとデメリットが同時に存在します。これらのデメリットを踏まえ、トラブルを避けるためには、社内で転送時のルールを決めておくことが重要です。また、電話対応の課題を解決する方法として、対応件数を減らす取り組みもあります。例えば、AIを活用したボイスボットやチャットボットを導入し、電話代行サービスを利用することで、業務の効率化やリモートワークの促進が図れます。事業の形態や規模に合った方法を検討し、電話対応の効率化を進めましょう。
この記事を書いたライター
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