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請求業務の自動化
請求業務の自動化について紹介します。
請求業務の流れとは？
企業において請求業務は、資金繰りに直結する重要な業務です。しかしながら請求業務は手間がかかるうえ、ビジネス慣例の売掛は回収できないリスクがあります。それらの問題を解決するために、請求業務を自動化する企業が増えています。この項では、請求業務においてよく起こりうる問題点を交えながら、請求業務サポートサービス（自動化）についてご紹介します。
まず、改めて言うまでもありませんが、請求業務は契約に則り、正しい期日までに支払いを完了してもらうために必須なものであり、請求業務は一般的に次のような流れで行われることが多いです。
・請求内容の確定
・請求書作成
・請求書発行
・代金回収（着金確認）
それぞれのフェーズでどのような事を行っているでしょうか。
（請求内容の確定）
これは、請求金額と請求内容を確認し、確定させる業務です。BtoBの取引においては、締め請求と都度請求の2つの請求方法が用いられています。ケースとして多いのは締め請求ですが、取引の発生時に都度請求を行う都度請求というものもあり、これは1回のみの取引や、初めての取引の場合に用いられることがあります。
（請求書作成）
請求書においては、一般的に次の内容を明記します。
・請求金額（合計）
・請求明細の商品名・数量・単価
・支払期日
・請求先情報
・請求元情報
場合によっては、その他の情報を記載する必要がありますので、初めての発行の前には先方と内容の確認を行いましょう。請求書をPCで作る場合は特に、請求金額や支払い期限に誤りが無いように良く確認しましょう。支払い期限は双方合意の上の期間にしますが、一般的には30日・45日・60日の期間になることが多いです。
（請求書発行）
請求書を先方へ送る業務となります。プリントアウトして郵送する場合、PDF化した請求書をメールに添付して送る場合、システムを使い入力する場合など様々あります。最も気を付けたいのが、郵送でもメールでも起こりうる誤送付です。ミスをしないように、送付前に送付先をしっかりと確認しましょう。また、郵送となると送付状の準備や発送先住所の記入・切手張りなど、周辺業務も発生し、件数が多くなると、とても重労働になります。
（代金回収）
請求期日までに、先方から入金があったかどうかの確認を行い、入金額と請求額の一致を確認し、確認が取れた場合のみ請求額分の入金額の消込を行います。万が一、入金が確認できない場合は、先方へ確認の連絡を入れましょう。
問題点
業務自体、煩雑ではありますが難易度は高くありません。では、請求業務において良く挙がる問題点はどういったところにあるのでしょうか。
・代金未回収
入金の確認が取れない、入金の目途が立たない等の理由で未回収となってしまっている。そのリスク回避をしたいがために、新規開拓が思うように進まない。
・煩雑
時期が集中する為、その期間中は請求書関連業務に追われてしまって、他の業務に手が回らなくなる
・人材不足
新しい事業を行うに当たって、業務を担当してくれるスタッフがいない
・機会損失
先方の求める請求方法が叶えられない場合、その取引自体が白紙になってします。
サービスの活用で自動化する
この様な請求業務に関わる色々な問題点は、請求業務を自動化してくれるサービスを利用することによって解決できるかもしれません。導入することによって、請求書の作成～代金回収までの一連のプロセスを自動化することができ、その過程で生まれた時間は他の業務を行えたり、人為的なミスが減るというメリットもあります。
まとめ
請求業務関連で目に付く多くの問題は、サポートサービスを導入することで解決できることも少なくありません。毎月のように請求業務で疲弊されている方は、是非請求業務サポートサービスの導入を検討してみてください。
この記事を書いたライター
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