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請求業務の効率化
請求業務の効率化について紹介します。
請求業務とは？
請求業務は相手企業の信頼に関わってくるため、ミスは許されませんが作成～発送の手間がかかる作業でもあります。その請求業務を効率的に行うためには、請求業務をサポートしてくれるサービスの導入が1つの選択肢となります。この項では、請求業務の一般的な流れを把握した上で、請求業務の課題を解決し効率的に行うサポートサービスについてお伝えします。
そもそも請求業務とは以下の様な一連の業務を指します。
・請求金額確定
これは、請求金額と請求内容を確認し、確定させる業務です。BtoBの取引においては、締め請求と都度請求の2つの請求方法が用いられています。
締め請求は、定められた期日までの取引をまとめて請求する方法で、ケースとして多いのは締め請求ですが、取引の発生時に都度請求を行う都度請求というものもあり、これは1回のみの取引や、初めての取引の場合に用いられることがあります。
・請求書発行
確定した請求金額を、エクセルや会計ソフトで請求書のフォーマットに落とし込んでいきます。請求金額や支払い期限など記載されている事項全てに誤りが無いように良く確認しましょう。支払い期限は双方合意の上の期間にしますが、一般的には30日・45日・60日の期間になることが多いです。
・請求書送付
請求書を先方へ送る業務となります。プリントアウトして郵送する場合、PDF化した請求書をメールに添付して送る場合、システムを使い入力する場合など様々あります。最も気を付けたいのが、郵送でもメールでも起こりうる誤送付です。ミスをしないように、送付前に送付先をしっかりと確認しましょう。また、郵送となると送付状の準備や発送先住所の記入・切手張りなど、周辺業務も発生し、件数が多くなると、とても重労働になります。
・入金確認
請求期日までに、先方から入金があったかどうかの確認を行い、入金額と請求額の一致を確認し、確認が取れた場合のみ請求額分の入金額の消込を行います。
・未入金の場合の催促
万が一、入金が確認できない場合は、先方へ確認の連絡を入れましょう。支払期日までに入金のない取引先に対して、督促状を送付するなど督促を行います。
課題点
請求業務に関わる課題としては、次のような要素が良く挙げられています。
•請求額や支払いサイトにミスが起きないよう正確な作業が必要。
•印鑑を押すもしくは、電子署名を押す手間がかかる。
•別の取引先に誤って送ってしまうことがないように、慎重に送付す必要がある。
•印刷や保管用の書類の管理に手間がかかる。
•郵送する場合、封筒への宛名ラベルや切手の貼付、封入作業に手間を要する。
この様な業務を効率化すると、月末月初に集中してしまう業務負担を少しでも軽減する事ができる。そうすることで、そこに費やしていた時間を別業務に充てる事ができるようになる。
サービスの活用で自動化する
この様に労力や神経を使う請求業務ですが、サポートしてくれるサービスを利用することで、自動化する事ができます。このサービスは主に請求書の作成・送付・入金確認まで代行してくれるサービスです。このサービスを導入すると、先方の希望に合わせてメール添付の請求書か請求書の印刷・封入・発送の郵送手配を代行してくれます。請求書発行に関する労力をなくす事ができます。
まとめ
請求業務関連で目に付く多くの問題は、サポートサービスを導入することで解決できることも少なくありません。毎月のように請求業務で疲弊されている方は、是非請求業務サポートサービスの導入を検討してみてください。
この記事を書いたライター
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