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FAXの電子化を成功させるために必要な3つのポイントとは？
FAXの電子化を成功させるために必要な3つのポイントとは？について紹介します。
FAXを電子化するメリットはこんなにもある！
得意先の都合などで、FAXを廃止したくてもできない事業所の方は多いのではないでしょうか。
そこでオススメしたいのが、FAXの電子化です。FAXの電子化を進めれば、FAXを維持しながらDX推進も図れるなど、メリットは少なくありません。
今回は、FAXの電子化を成功させるための3つのポイントについて解説していきます。
FAXを電子化すると、以下のようなメリットを得られます。
・費用の削減
・FAX作業の効率化
・外出先からでもFAXを確認できる
・過去にFAXされたものを探しやすくなる
FAXを電子化すれば、紙に印刷することがなくなるので、用紙やトナー代を削減可能です。
また、手間を削減して、FAX業務の効率化も期待できるでしょう。
電子化したFAXは、ネット回線に接続できる場所であれば、どこからでも送られたFAXの内容を確認できます。送られたFAXはデジタルデータになるので、過去にFAXされたものを探す労力はそれほどかかりません。
ポイントその1：FAX業務にかかる手間暇を把握する
FAXの電子化を成功させるためには、まずFAX業務にどれくらいの人員や時間を割いているのか把握しましょう。実は必要のない業務だった、というものが見つかるかもしれません。
FAXの送受信量が多くなれば、優先すべき業務に手が回らなくなるでしょう。かといって、FAX業務を軽視できないのも事実です。
よって、業務フローを見直して、FAX業務がボトルネックになっているか確認すべきでしょう。そうなっているのであれば、FAXの電子化でどれだけの効果を得られるか、測定してみましょう。
ポイントその2：運用ルールを決めて適宜見直す
FAXを電子化するのにあたっては、FAXの運用ルールを決めておくと良いでしょう。
FAXの電子化により、懸念すべきなのが情報漏洩です。特にインターネットFAXサービスはどこからでもデータベースにアクセスできるので、データ流出などを防ぐよう対策しなければなりません。
そのためには、事業所内でデータ管理やセキュリティについてのルールを制定して、従業員の間で共有するようにしましょう。適宜ルールを見直して、FAXの電子化をより推進できるよう努めるべきです。
ポイントその3：従業員のITリテラシーを高める
FAXの電子化を進めていく際には、従業員のITリテラシーを高めていかなければなりません。
従業員のITリテラシーが低いままだと、デジタルデータの管理は滞るでしょう。FAXの文書が紙のままで保存されるなど、業務のペーパーレス化などを実現できなくなります。
また、FAXの電子化でハイスペックな機器を導入しても、使いこなせなければ意味がありません。電子化を進めていくためにも、操作しやすいツールの導入などを検討すべきです。
今回は、FAXの電子化を成功させるための3つのポイントを解説しました。
FAXの電子化はさまざまな方法があり、最適な方法は事業所によってそれぞれでしょう。
しかし、紹介した3つのポイントを押さえておけば、FAXの電子化に成功できるはずです。
業務全体のDX推進を見越して、まずはFAXの電子化を進めていきましょう。
この記事を書いたライター
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