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文書管理の目的や重要視される理由とは
文書管理の目的や重要視される理由とはの記事をご紹介します。
文書管理って何？
文書管理とは、社内の書類やファイルなどの追加・変更の履歴を管理したり作成者や更新者、閲覧者を管理したりすることを指します。
【文書管理の目的】
「文書の所在や文書の利用者を把握できる状態にすること」目的としています。
保管するだけでなく、適切な場所に保管し活用したい時にいつでも取り出せる状態にしておかなければなりません。
また、文書の履歴の管理や人の管理、保管期間を過ぎた書類の処分や書類を把握しやすいように分類作業も必要です。
社内文書の種類は？
社内文書は、設計書や報告書、手順表、マニュアル、契約関連の書類など種類がたくさんあります。
そして文書ごとに保管場所や保管期間などが定められています。
これは紙媒体のみならず、電子データも同様です。
社内文書は大きく2つに分けられます。
1.個人文書
個人で管理している書類のこと。
備忘録やメモなど自身の業務を円滑に遂行するために利用します。
2.共有文書
企業全体で保存・管理を行う文書のこと。
社員一人ひとりが業務を行う上で、共有文書の利用は欠かせないものとなります。
文書管理が重要視される理由は？
1.サービスの品質向上と顧客満足度アップにつながる
文書やデータが綺麗に整理されていれば、問い合わせの対応に必要な文書やデータの閲覧を求められた際に、すぐに見つけることが可能になります。
2.業務の効率化につながる
中長期的に保管しなければならない文書や業務を行う上で利用する文書が企業には存在します。
適切に文書管理を行っていれば、必要なデータをすぐに見つけ出せます。
3.企業のコンプライアンス強化につながる
社内文書の中には、顧客の個人情報や会社の機密情報など外部に流出させてはいけない情報が記載されているものもあります。
文書管理を適切に行い、情報漏えいなどのリスクを回避しましょう。
文書管理システムを導入するメリットは何？
文書管理を実際に行う際は、文書管理システムを利用することをおすすめします。
文書管理システムを利用することで、さまざまなメリットがあります。
1.ペーパーレス化を推進
文書を紙で管理する必要がなくなるため、ペーパーレス化の推進に。
2.必要な文書の保存や管理が簡単になる
文書管理システムで企業内の文書やデータを全て登録しておけば、文書の管理や保存を簡単に行える。
3.必要なデータや情報をスピーディーに取得可能
文書管理システムの検索機能を使えば、必要な文書をすぐに見つけ出すことが可能。
4.アクセス制御によりセキュリティを強化できる
アクセス制御機能を使えば、詳細なアクセス制限の設定が可能。
この記事を書いたライター
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