電子契約の際の契約業務のプロセス中の課題と解決策

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電子契約の際の契約業務のプロセス中の課題と解決策の記事をご紹介します。

課題１　プロセスが進み関係者が増える度、経緯を説明

契約業務は契約書案の作成からスタートします。契約業務担当者は事業部とやり取りを重ねビジネスプランが反映されるように契約書案を作成していきます。そして、案がある程度固まると法務確認ため法務担当者がチームに加わります。このように契約業務を行う上でプロセスが進むと関係者が増えることが多々あります。関係者が増える度に説明資料などを作成し、これまでの経緯を改めて説明したり共有したりしているのではないでしょうか。関係者が増える度に説明をしていると、それだけ時間を要します。

課題２　契約書案に対し複数の関係者から指摘や修正が来る

契約相手との交渉では、交渉を重ねながら契約書案の修正が繰り返し行われます。この修正で、社内での文言調整に手間や時間がかかることが多いです。契約業務担当者は交渉結果をもとに修正案を作成します。それを事業部や法務部など関係各所に展開していきます。その後展開した関係各所から指摘や修正がバラバラに戻ってきます。これを1つのファイルに融合して、また各所に展開。この流れを契約締結まで何度も繰り返さなくてはなりません。バラバラになってくるものを1つにまとめる手間は大きいです。

課題３　決裁者のサインを貰うための日程調整

交渉が合意に至れば、その後はそれぞれの決裁者が契約書にサインするだけになります。しかし決裁者は多忙なことがほとんどです。決裁者のあらゆる隙を狙ってサインを貰おうと思っていても、なかなか上手くいかないものです。決裁者のスケジュールのタイミングと合わなければ、自分の予定のキャンセルなどをしてスケジュールの調整をしなければならなくなります。サインを貰うためだけなのに、本来の業務が妨げられている可能性がありその時間は無駄と言えます。

課題１～３の解決策とは？

【課題１の場合】
説明や共有のために資料などを作成するのは二度手間と言えます。あらかじめ、やり取りしたメッセージや資料を時系列で整理しておけば何度も説明せずとも一目瞭然です。

【課題２の場合】
1つのファイルを関係各所の関係者と共有し、意見交換しながら共同編集を行えば修正案の作成時間が大きく削減できます。

【課題３の場合】
ビジネスにおいてスピードは重要です。日程調整をしている間に競争相手に先を越される可能性もあります。決裁者がどこにいても契約内容を確認しサインができれば、そんな心配もいりません。そして手間である日程調整も不要になります。