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名刺の「電子化」で業務の効率化を図る方法やポイントとは
名刺の「電子化」で業務の効率化を図る方法やポイントとはの記事をご紹介します。
名刺をどのように「電子化」していけばいいか？その方法を紹介
ひとくちに「電子化」といってもいろいろ手法があります。その方法としてまずは複合機でスキャンするという方法です。画像データやPDFとして保存が可能になります。
またメールに添付したり社内共有フォルダにも保管ができます。
また名刺管理アプリを活用するという方法もあります。スマートフォンに取り込みその時点で社外にいる営業担当者にもすぐさま共有ができスピーディーに業務の効率化が図れます。エクセルシートなどに手入力を行う方法もあります。ある程度データが集まると検索フィルタなどで簡単にリストアップが可能になり、営業リストとして活用できます。
名刺の「電子化」を専用ソフト導入で飛躍的に効率化アップ！？
名刺の電子化にはさまざまな方法がありますが、もっとも大きく効率化できるのは名刺管理専用ソフトの導入でしょう。これまでの紙の管理では不可能であったものが簡単に活かすことができ、ここ近年急速に普及してきているようです。その能力を最大限に活かし営業力も飛躍的にアップさせることが期待できます。
名刺管理ソフトの導入で得られるメリットとはどのようなものか！？
これまでの紙の名刺管理では、物理的なファイルに保管しているという方法でしたが、名刺に載っている情報をデータ化することで飛躍的に効率化を図ることが可能です。どのようなメリットがあるでしょうか？
まずは「検索が簡単」に行えます。テキストデータとして保存できるため、名前、会社名、部署名などあらゆる検索方法が可能になります。またそれらをリスト化することも可能です。
また社内で共有化することも可能です。紙の名刺では出来なかったPCから閲覧が可能になりスムーズに業務をすすめることができます。
また異動や役職が変わったり住所変更があった場合にも、データを修正することができアップデートが容易になります。またデータとして保存できるので紛失の心配はありません。画面に備考欄なども設けておけば営業の進捗やメモなども社内で共有できます。
これからの名刺管理はすべてオンライン上で管理。自社に合った管理方法を考えよう！？
名刺管理ソフトの活用は、顧客管理業務において飛躍的な成果が期待できます。しかしながら導入する前に、社内で十分に検討する事が必要です。検討の内容としてはどのような管理を行いたいか？必要な機能、逆に不必要な機能は何か？など総合的に判断し間違いのない管理を行う事がポイントとなるでしょう。その企業の将来を見据え、最適な方法を検討してみましょう。
この記事を書いたライター
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