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インターネットFAXで受信した帳票はどう扱うべき？
インターネットFAXで受信した帳票はどう扱うべき？について紹介します。
電子帳簿保存法はインターネットFAXも対象になる！
近年は、インターネットFAX・ウェブFAX・クラウド型FAXといった、紙を使わないFAXも導入されるようになりました。
しかし、それらが電子帳簿保存法の対象になると聞けば、どのように扱えばいいのかわからない方も多いでしょう。
そこで今回は、インターネットFAXで受信した帳票の、電子帳簿保存法に対応した保存のやり方などについて解説していきます。
「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」は、一般的には「電子帳簿保存法」と呼ばれます。
従来の所得税法や法人税法などでは、納税地において規定する帳簿書類を書面で保存するように義務付けられていました。電子帳簿保存法では、それを一定の要件下で電磁的記録等による保存を認めています。
つまり、以前までは帳票などを必ず紙で保存しなけれななりませんでしたが、法改正によりデータでも保存できるようにしたのです。
インターネットFAXの電子帳簿保存法への対応は？
国税庁の通達や一問一答では、インターネットFAXの取り扱いについての記述があります。
以下の2点が、それらを要約したものです。
1.送受信したデータを保存する形式のFAX（複合機などを含む）は、電子取引とみなす
2.従来の紙で出力するFAXは、従来どおり紙で保存できる
電磁的記録により送受信などを行っている場合は、当該電磁的記録の保存が必要です。
また、所定の方法により取引情報のデータが保存されていれば、出力した書面などの保存は必要ありません。
インターネットFAXでやり取りした帳票はどう扱う？
FAXの取り扱いをまとめると、以下の通りとなります。
1.受信した原稿を直接出力するFAX
紙保存できる、電子保存は条件付きでできる（スキャナー保存なら可）
2.受信した原稿を機器に保存する複合機やFAXサーバー、PCFAX
電子保存できる、紙保存できない
3.インターネットFAX、クラウド型FAX
電子保存できる、紙保存できない
2と3のケースは電子取引とみなされるものです。よって、どちらでも電子保存が義務付けられます
インターネットFAXを適法に扱う4つのポイントとは？
以下の4点が、インターネットFAXを適法に扱うポイントです。
・インターネットFAXで受信した帳票は紙保管が不可となり電子保管しなければならない
・対象となる帳票が検索できる環境を準備しなければならない
・対象となる帳票にタイムスタンプを付ける必要がある
・対象となる帳票に取引情報を付ける必要がある
FAX帳票の処理や保管でも、改善が訴求されるようになりました。インターネットFAX上にそのまま保管したり、メールに転送したままになっていたりする状態が確認されたら、FAX業務の再構築を検討すると良いでしょう。
今回は、インターネットFAXで受信した帳票の保存方法などについて解説しました。
インターネットFAXで受信した帳票は電子帳簿保存法の対象となるため、法や通達などで要求されている方法で保存しなければなりません。紙で印刷されるFAXとは取り扱いが異なります。
法律をしっかりと理解して、インターネットFAXで受信した帳票を正しい方法で保存しましょう。
この記事を書いたライター
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