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FAXをOCRで電子化するメリットは？ペーパーレス化の方法も解説
FAXをOCRで電子化するメリットは？ペーパーレス化の方法も解説について紹介します。
FAXを徐々にペーパーレス化するために導入すべきものは？
FAXをOCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）で電子化したいと考えている方は多いのではないでしょうか。
しかし、OCRで電子化する手順がわからない方は多いでしょう。FAXの廃止が時期尚早と考えている方もおられるかもしれません。
そこで今回は、FAXをOCRで電子化するメリットやデメリットなどを解説します。
はじめに、FAXを徐々にペーパーレス化するために導入すべきものを以下に挙げます。
・読み取り精度の高いOCR
まずは、読み取り精度の高いOCRの導入、もしくはOCRのバージョンアップが必要です。
・FAX以外で送受信できるツール
チャットやメールなど、FAX以外の方法で送受信できる仕組みを導入しましょう。
いきなりFAXを廃止するのは、良策といえないでしょう。
・オンラインで取引できる仕組み
FAXを残しつつチャットやメールなども用いるようにすれば、次に導入するのはオンラインで取引や注文できる仕組みです。
まずはFAXでもそれ以外の方法でも取引できるようにして、それから段階的に廃止していきましょう。
FAXをOCRで電子化するメリットは？
FAXをOCRで電子化するメリットは、以下の通りです。
・データ入力の手間が省ける
FAXをOCRで電子化すると同時に、その他の帳票もOCRで電子化できれば、データ入力の手間が省けます。空いた時間で別の仕事に取り組めるでしょう。
・顧客や取引先に負担がかからない
FAXを受け取る側がOCRで電子化すれば、送る側に負担をかけずに済みます。
・利益を失いにくい
いきなりFAXを廃止してペーパーレス化を目指すのは、取引先や顧客の負担になりかねません。まずはOCRで電子化するほうが、利益を失いにくくなるといえます。
FAXをOCRで電子化するデメリットは？
しかし、FAXをOCRで電子化するのには、以下のようなデメリットもあります。
・手書きでメモができない
OCRで電子化すると、送られてきたFAXにメモを書き込めません。よって、メモの電子化なども必要となります。
・安定した通信環境が必要
FAXをOCRで電子化するには、安定した通信環境が必要です。大規模な工事が必要な場合もあるため、導入の際は費用を確保しておきましょう。
・適応するまでに時間がかかる
何よりも、OCRで電子化したFAXに適応できるようにしておかなければなりません。
FAXをOCRで電子化する際にやっておきたいことは？
FAXをOCRで電子化する際にやっておきたいことを、以下にまとめました。
・手書きの要素をできる限りなくす
OCRの電子化では、どれだけ手書きの要素をなくせるかが重要なポイントになります。
・データベースに必要な項目を精査する
電子化したデータの流れや、必要な項目を網羅しているかどうかを精査すると良いでしょう。
・取引先に合わせたフォーマットを用意する
顧客や取引先に合わせたフォーマットやデータを用意できれば、FAXをOCRで電子化する際に役立ちます。
今回は、FAXをOCRで電子化するメリットやデメリットなどを解説しました。
FAXをOCRで電子化すれば、データ入力の手間が省けるなど、多くのメリットが得られます。
しかし、いきなりFAXを廃止すれば、取引先に迷惑をかけるでしょう。
まずはOCRの導入でFAXを電子化して、徐々にFAX以外の手段を導入していくのがオススメです。
この記事を書いたライター
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