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どうして脱ハンコが不可欠？具体的な長所や導入事例について
どうして脱ハンコが不可欠？具体的な長所や導入事例についての記事をご紹介します。
会社でのハンコの必要性は？
ビジネスにおいて何らかの契約を交わすときは、契約内容を文書化し押印するのが当たり前になっています。 しかし契約自体は法律で書面にすることが規定されているものを除外し、口約束のみでも契約は成立。 それでも文書化して押印するのは、契約の相手方とトラブルがあったときに備えるためです。 民事訴訟法第228条4項では「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」と規定されています。 署名をするよりも押印する方が簡単なため、会社でハンコは多く使われてきました。
ハンコ文化の課題は？
ハンコには、証拠となる文書を作るという貴重な役目が存在。 しかし日本はハンコ文化が根強く、押印がないと業務が進められないことがよくあります。 IT化が進んだ現代のビジネス現場は、スピーディーさが重要になります。 在宅勤務をしているのに押印のために会社に行かなければならないことも。 また、各関係者の押印待ちがあったりと時間の無駄が発生することもあります。 この勿体ない時間が解消されれば、業務に割く時間を増やすことができ生産性を高めることも期待できるかもしれません。
脱ハンコの長所は？
1.費用削減と生産性の向上
用紙代や封筒代、印刷代、送料の費用がカット可能
2.ECO・ペーパーレス化の推進
紙文書を減らすことでペーパーレス化を推進
3.所要時間の短縮
紙媒体のものに押印する形だと合意しているのに、正式な契約締結まで1週間以上の時間を要してしまうことがある
4.コンプライアンスを強める
ハンコそのものの管理が乱雑だと、誰でも本人を装って押印できてしまう
5.新常態（ニューノーマル）の働き方への対応
押印のためだけに会社に行かなくなれば、在宅勤務などの新しい働き方を進められる
脱ハンコを取り入れた事例
【日立製作所】
2016年から働き方改革を重要視し、本格的に取り掛かっていました。
日立製作所は、電子署名サービスを取り入れ。
データのままワークフローで処理する方法にし、平均1週間程かかっていた所要時間を2日前後に短くすることに成功しています。
【その他の事例】
サービス業を行うＸ社では、取引先との業務委託契約書を紙媒体で制作。
それにより担当者は会社に行き、印刷・製本、上司に承認にハンコを貰い郵送するという事務手続きを余儀なくされていました。
しかし、電子契約にしたことで会社に行く手間もなくなり契約完了までの時間の短縮も実現させています。
この記事を書いたライター
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