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インターネットFAXはどう使う？メリットや注意点も解説
インターネットFAXはどう使う？メリットや注意点も解説について紹介します。
インターネットFAXとメールはどのように違う？
かつてFAXはビジネスに欠かせない存在といえましたが、DX推進に伴い廃止が検討されるようになっています。
その一方で、FAXの使用が定着しているため、なかなか廃止に踏み切れない企業も少なくありません。
そのような時にオススメなのが、インターネットFAXです。
今回は、インターネットFAXの使い方や、メリット・デメリットなどについて解説していきます。
インターネットFAXとは、インターネット回線を経由してデータを送受信するものです。
ネット環境とデバイスさえあれば導入でき、PCやスマホなどにもデータを送信できます。また、インターネットFAXで扱うのはデジタルデータとなるため、内容を確認する目的で紙に印刷する必要はありません。よって、用紙代やインク代などを節約できます。
インターネットFAXがメールと違う点は、従来のFAX機と互換性があることでデータをやり取りできることです。
インターネットFAXの使い方は？どのように導入する？
インターネットFAXで送信するには、メールにデータを添付して、相手のFAX番号とインターネットFAXのドメイン名に送り先を設定すれば完了です。
受信する場合は、メールで送られたPDFファイルをダウンロードすれば、すぐに確認できます。
導入するには、まずはインターネットFAXサービスの契約から始めましょう。
次にソフトウェアやアプリのダウンロードです。アプリをダウンロードすれば、スマホやタブレットで外からでも操作できます。
そして、インターネットFAX用の電話番号をメールアドレスとともに設定すれば、導入完了です。
インターネットFAXを使うと得られるメリットは？
インターネットFAXには、以下のようなメリットがあります。
・FAX専用の機器が不要
・初期コストや運用コストが安くすむ
・PCやスマホからでも送信できる
・送受信したデータの管理が容易
・セキュリティリスクを抑えられる
インターネットFAXは専用の機器を設置しなくてもよく、稼働のための費用もほとんどかかりません。そのため、コスト削減が大いに期待できます。
また、デジタルデータでFAXをやり取りすることになるため、閲覧はPCやスマホなどで可能。データ管理やセキュリティ対策がやりやすくなります。
インターネットFAXのデメリットや注意点は？
インターネットFAXの使用で多くのメリットが得られますが、その反面、以下のデメリットや注意点もあります。
・ネット回線は不可欠
・受信料金がかかることも
・FAX受信に気づきにくい
・手書きの文書は送信に手間がかかる
・コストカットにならない場合あり
従来のFAXの受信は基本的に無料ですが、インターネットFAXではデータ受信料金が発生することもあるので注意しましょう。
インターネットFAXは、ほとんどFAXを利用しないケースにおいてはコストダウンになりません。また、同一市区町村内へのデータ送信は、FAXの方が安くなります。
今回は、インターネットFAXの使い方や、メリット・デメリットなどを解説しました。
インターネットFAXは文字通りインターネットを経由するため、紙を使わないなどのコスト削減につなげられます。しかも、得られるメリットは少なくありません。
しかし、デメリットや注意点もあります。インターネットFAXを導入する際は、それらをよく検討してから導入を進めましょう。
この記事を書いたライター
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