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会議をする上での準備や上手に会議を進めるためのノウハウとは
会議をする上での準備や上手に会議を進めるためのノウハウとはの記事をご紹介します。
会議の準備～事前準備編～
事前準備には4つのポイントがあります。
1.事前の資料やアジェンダの共有
会議に必要な資料やアジェンダは最低でも前日までに参加者に共有しましょう。
2.会議のゴール・論点・課題点の共有
会議開始からスムーズに議題に入れるようにゴールや論点、課題点もあらかじめ共有しておくといいでしょう。
3.コンセンサスを得るための根回し
リーダーや中心人物、よく発言する人への事前質問、現段階での考えを確認することで会議中の脱線や不要な対立を防ぐことが可能になります。
4.イメージトレーニング
会議当日のイメージトレーニングを行います。
使い慣れていない機材を使う場合は事前に練習をしておくといいかもしれません。
会議の準備～当日進行編～
1.意見出しがスムーズにできる雰囲気作り
進行役が仮の提案などを述べることで、それ対しての意見や別案がスムーズに出やすくなります。
2.論点がずれた時は毅然とした態度で
当日の会話の流れから別の話題に脱線することは度々あります。
そのような際は議長が整然とした態度を取ることが必要となります。
3.会議の途中で一旦まとめる
ゴールが見えにくくなった場合、誰がどのような意見を述べ現状がどうなっているのかなど一旦整理してみるといいでしょう。
4.後で齟齬なく確認できる議事録の作成
何を目的として会議が行われ、どのような意見が出て結論はどうだったかという内容をしっかり記入しておきましょう。
良い会議と悪い会議とは？
会議のそもそもの意味や目的は、未来に向けて建設的な意思決定をすることです。
会議を行う上で2つポイントがあります。
1.会議は報告の場ではなく、意思決定をする場である
2.会議で意見しない人は、いないことと同義である
以上の2つを抑えつつ、良い会議の例を紹介します。
【良い会議の例】
・事前にゴールや進め方、アジェンダが共有されている
・全員が集中して行う
・時間管理が的確にできている
・意見が出しやすい雰囲気
反対に悪い会議とはどんなものでしょう？
【悪い会議の例】
・事前に会議の目的、方向性が決まっていない
・予定時刻を過ぎても続く
・鶴の一声で結論が決まってしまう
・意見が出にくいような雰囲気
会議をスムーズに行うためのツール
【日程可能が可能なツール】
参加人数が多くなればなるほどメッセージなどで日程調節が難しくなります。
・調整さん
【オンライン会議が可能なツール】
会議の開催自体が難しいが、生の声を聞きながら話したい時はオンライン会議が可能なWebツールが便利です。
・チャットワークなど
【会議の論点を可視化するためのツール】
論点を理解した上で会議に参加してもらうには、リアルタイムに議事録を作成する必要があります。
・Googleドキュメントなど
【議事録メモの代わりになる録音ツール】
ICレコーダーを使用するのが一般的でしたが、より便利なツールが登場しています。
・MeetingRECなど
この記事を書いたライター
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